CASE STUDYイベント・発表会の活用事例
セラヴィリゾート泉郷を活用いただいた団体様の事例をご紹介いたします。
大学間学術領域研究班会議 研究交流会
新学術領域研究班会議
ある学術研究において、全国の大学の研究者や学生が集まって成果を発表し、交流する会議を開催。フレキシブルに使用できる場所を探した結果、セラヴィリゾート泉郷のAMBIENT 八ヶ岳コテージに白羽の矢が立ちました。会議や発表に適した大ホールや交流会で使える施設が複数あり、手配をご担当された東京工業大学様が当社と保養所契約を結んでいた関係で費用面でもリーズナブルにご利用いただけました。これまでよりも参加人数が増えましたが、十分な交流や発表を行うことが叶ったということで、大きな成功体験を得ていただける結果となりました。
| スタイル | 会議・発表会（ポスターセッション） |
|---|---|
| 利用人数 | 約90名 |
| 日程 | ２泊３日 |
東京工業大学 准教授
鈴木崇之様
研究交流発表の会場としてふさわしい設備や施設が整っていたのが決定のポイントに
私が参加している学術研究では、定期的に全国の研究者が集まり、成果を発表する班会議を行っています。このたび私が会場の手配を担当することになりましたが、全体会議やポスターセッション、研究者同士が情報交換やコミュニケーションをはかる交流会のできる場所等、条件を満たす場所を探すのは簡単ではありません。前回はホテルで開催しましたが、交流会の場所がホテル内に確保できず十分ではありませんでした。学生には研究発表を聞くだけではなく、同じ分野の研究者と語らい、交流をすることが後の財産にもなるので重要です。また、今回の参加者は前回より多いため、ポスターを貼るためのボードの費用や、オペレーションが煩雑になることも課題でした。
そこで思い当たったのが、私が籍を置いている東京工業大学と保養所契約を結んでいる、セラヴィリゾート泉郷の八ヶ岳にあるコテージ施設でした。宿泊は会員料金の適用が可能なので費用を抑えられますし、敷地内に会議や交流会会場として利用できる施設も複数あります。大ホールには壁やパーテーションを活用して70枚ほどのポスターが貼れることもわかりました。懸念の一つだった施設への移動も、最寄り駅から順次送迎の調整をしていただけるとのこと。こうしてさまざまな条件をクリアしたことで、八ヶ岳での開催を決定いたしました。
食事とポスターセッションを同じ場所で行いスムーズなスケジュール進行が可能に
２泊３日の日程は、昼間に３度の全体会議と２日に分けてのポスターセッション、交流会を行いました。良かったのは、オペレーション的に非常にスムーズにこれらが開催できたことです。大きなホール「彩花亭」を２つに区切り、片方を会議室、片方を食事場所兼、ポスターセッションの会場に設定しました。食事場所にはあらかじめポスターを貼っておき、食後はそのままポスターセッションを開催。移動や準備時間のロスがなく、食事中にポスターをきっかけに同じ分野の研究者とコミュニケーションを取れたことで、発表時もざっくばらんに質疑応答できる空気になりました。そのせいか、熱を帯びたポスターセッションは予定時間をオーバーしましたが、急な延長にも対応いただき、納得いくまでセッションを行うことができました。
その後は複数のコテージに移動しての交流会となりましたが、時間を気にせず、気になったことをとことん話し合える場は、多くの研究者の刺激になったようです。時間の制約が厳しいホテルが多い中、これはとてもありがたいことでした。
時間や周囲に気兼ねせずに
懇親会や宿泊コテージで交流を楽しむ
研究者が集う会議の場合、研究成果を発表したり聞いたりすることはもちろん、意見を交わし、交流を持つことが非常に重要です。ポスターセッションは研究の半ばであっても第三者の意見や感想を聞き、批評を受けることで自分だけでは気づけないことが見え、研究者自身のモチベーションも上がります。多くの参加者がいればそれだけ異なる視点での指摘がもらえますし、今回はじっくりそのキャッチボールができたのではないかと思います。また、研究者も今はコミュニケーションが重要な時代。同分野の研究者と若いうちに知り合い、人脈を広げておくことが後々の研究でも役に立ちます。だから両日多くの人が交流会に参加し、夜更けまで語り合い、良い時間を過ごせました。コテージも知り合い同士ではなく、同世代が一緒になるように振り分けたので、そこでも新たな出会いがあったと思います。
こうして今回の会議と発表会では静かで集中できる環境の中、さまざまな施設を有効活用し、議論や交流も前回以上に深めることができました。施設側にもいろんな要望を叶えていただき、とても満足できる３日間となりました。
プログラム内容
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ポスターセッション
敷地内で最大のホール「彩花亭」は会食から講演会、展示会等、多目的に使えるホールです。壁やパーテーションを活用して最大70枚のポスターを掲示することができ、施設の利用期間中は常にポスターを張り出しておくことが可能です。時間の制約なくいつでもポスターを見て、さまざまな研究内容に触れられるメリットがあります。
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交流会
参加者との交流を深めるのに最適な施設も複数備えています。「プレミアムコテージ」には大きなリビングダイニング、「セミナーハウス」の２階には37畳の和室があり、それぞれ40名ほどが収容可能。靴を脱いで手足を伸ばせば、リラックスして語らいも弾みます。また一戸建てなので周りを気にせずに交流が出来るのもポイント。大学間交流や研究合宿にもおススメです。
その他の活用事例
| 団体様 | 目的 | 利用人数 |
|---|---|---|
| 車の部品製造メーカー | アジア地区の営業部門責任者が集まって業績報告会 | 15名様／2泊 |
| 大手家電メーカー | 労働組合のファミリーイベント | 230名 |
| 飲食店 | 店長会議での業績発表会と親睦会 | 20名 |
| 大手芸能事務所 | タレントファンクラブ | 80名 |
| 大手自動車メーカー | 新車試乗発表会 | 50名 |
| バイク雑誌編集 | バイク雑誌の読者イベント | 800名 |
